Sachverhalt:

Der Saale-Orla-Kreis beabsichtigt die Durchführung einer Organisationsanalyse in der Gesamtverwaltung inklusive der nachgeordneten Bereiche mit dem Ziel der Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns und der Verwaltungsoptimierung.

Zu diesem Zweck soll eine externe Beratungsgesellschaft mit der Erstellung eines Gutachtens für eine Organisationsuntersuchung einschließlich der Erarbeitung und Umsetzung von Haushaltskonsolidierungsvorschlägen für den Landkreis beauftragt werden.

Eine unabhängige Beratungsgesellschaft hat einen ungetrübten Blick auf die Organisation und kann dadurch Schwachstellen besser identifizieren. Das Einbringen externen Sachverstandes und neuer Sichtweisen ermöglicht fundierte sowie detaillierte Optimierungsvorschläge für Verwaltungsprozesse. Damit werden die Voraussetzungen für innovative Organisationsveränderungen geschaffen. Durch die Beauftragung eines externen Beraters ist es zudem  möglich, auf dessen Erfahrungs- und Vergleichswerte hinsichtlich der Untersuchung anderer Verwaltungen zurück zu greifen. Die Akzeptanz von Rationalisierungsvorschlägen ist nicht zuletzt höher, wenn sie sich auf das Urteil eines neutralen Gutachters stützen.

Der externe Berater soll die folgenden Leistungen erbringen:

1. Themenkomplex:

·         Aufnahme aller Aufgaben, Arbeitsmengen und Zeitanteile

·         Durchführung von Aufgabenanalysen/ Aufgabenkritik, Kernprozessanalysen und Analyse der Gesamtstruktur der Verwaltung

·         Prozessbetrachtung und Prozessoptimierung, Vorschläge zur wirtschaftlichen Gestaltung der Arbeitsabläufe, Analyse von Schnittstellen und Leistungsbeziehungen

·         Erarbeitung eines kompletten  Personal- und Stellenkonzeptes (Personalbedarf, Stellenbemessung, Ist- und Soll-Konzept)  und Aufzeigen von konkreten Anpassungsbedarfen unter Berücksichtigung der prognostizierten Aufgabenentwicklung

·         Erarbeitung von Konsolidierungsmaßnahmen und Darstellung deren finanzieller Einsparpotentiale

·         Unterstützung der Umsetzungsbegleitung

2. Themenkomplex:

Tiefenanalyse der Jugend- und Sozialaufwendungen

·         Analyse der Ausgaben im Bereich Jugend und Soziales inkl. Benchmarking mit anderen Landkreisen in Thüringen

·         Herausarbeitung von rechnerischen Abweichungen und deren organisatorischen Ursachen

·         Erarbeitung von Maßnahmen zur Gegensteuerung und zur weiteren Etablierung / Verbesserung des Controllings

3. Ergebnisdokumentation:

·         Erstellung eines Berichtes mit Analyseteil, Entscheidungsbedarfen und umsetzungsfähigen Konzeptvorschlägen

·         Erarbeitung eines beschluss- und genehmigungsfähigen Organisationskonzeptes

·         Darstellung der erreichbaren monetären Effekte in der mittelfristigen Finanzplanung

·         Teilnahme und Präsentation bei den Ausschüssen und im Kreistag.

Beschlussvorschlag:

„Der Kreisausschuss des Saale-Orla-Kreises beschließt außerplanmäßige Ausgaben in Höhe von 49.500,00 € in der HH-Stelle 1.02100.65500 zur Durchführung einer externen Organisationsanalyse im Landratsamt Saale-Orla-Kreis.“

Finanzielle Auswirkungen:

Bemerkungen:

Die Kosten für die geplante Organisationsuntersuchung werden durch eingesparte Personalausgaben gedeckt. Die finanziellen Mittel können innerhalb des Deckungskreises durch eine verzögerte Wiederbesetzung frei gewordener Stellen bspw. in den UA 02400 - Pressestelle (Stelle Pressesprecher) und UA  50100 - FD Gesundheit (Stelle Amtsarzt) sowie durch befristete Stundenreduzierungen in verschiedenen Unterabschnitten bereit gestellt werden.

Personelle Auswirkungen:

Keine.